Privacybeleid
Algemene privacyverklaring
Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw
De Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het feit dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval
- Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, willen u hierop wijzen en deze respecteren.
Als de Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens:
Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw
Guy Voorjans
Ondervoorzitter
Kanaaldijk 10 bus 12
3620 Smeermaas
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door de Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronde:
- Deelname aan de activiteiten van K.S.H. Sint-Elisabeth Stokkem vzw, zowel muzikaal als van allerlei aard;
- Het up-to-date houden van het ledenregister;
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (met toestemming van de betrokkene)
- Het factureren van evenementen die door derden plaatsvinden in de feestzaal Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw: Sen.G. Ruttenstraat 21, 3650 Dilsen-stokkem
- Het bekomen van subsidie van de overheid;
- Het nakomen van de verplichtingen en doelstellingen van de VZW (Vereniging zonder Winstoogmerk) en het beheer ervan.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken:
- Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e‑mail en btw-nummer;
- Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum en nationaliteit.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Ontvanger van de gegevens
De gegevens van bestuurders, leden, toegetreden leden en sympathisanten worden bewaard in een beveiligde database omgeving. Deze worden geregistreerd door de secretaris van de vereniging en kunnen geraadpleegd worden door het kernbestuur. Zij zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft worden niet aan derde partijen verstrekt tenzij er een wettelijk onderbouwde vraag voor is (bijvoorbeeld BTW controle).
Wij geven nooit persoonsgegeven door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben.
Ledengegevens
de Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen rechtstreeks van de betrokken(n) in kwestie.
Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve e‑mails meer wenst te ontvangen, kan die zich hiervoor uitschrijven op eenvoudig verzoek. De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is.
Nadien worden die meteen verwijderd.
De jaarlijkse ledenregistratie op de algemene vergadering is nodig voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet).
Ook van stakeholders (perscontacten, partnerorganisaties enz…) worden namen van contactpersonen, e‑mailadres en eventueel GSM- nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne PC voor het nodige e‑mailverkeer via rechtstreeks mailing.
Ook worden facultatief gegevens bijgehouden van organisaties of personen die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties/personen zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens de Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens;
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Wijziging privacy statement
De Kon. Stockheimer Harmonie Sint-Elisabeth vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze eventuele wijziging zullen we een aankondiging doen op deze website.
Het is dan ook aan te bevelen om regelmatig deze pagina te bezoeken.